怎样做好办公室的工作

Q1：如何做好办公室装修后的绿化工作？

首先可以看一下办公室所在的办公楼物业有没有提供绿化服务。

如果想要自己做绿化的话，可以选择在每个办公桌上摆放小型盆栽，在公共区域的地面摆放大型植物。

适合摆放在桌面上的植物有绿萝，鸭脚木，茉莉花，仙人掌等。这些植物体积较小，好养护，而且净化空气能力强，可以让每位员工都享受到植物绿化的清新舒爽。

适合摆放在公共区域的植物有发财树，富贵竹，君子兰，吊兰等。这些植物体积较大，叶片大，可以很好的净化空气，最重要的是名字的寓意好。

从风水上来看，室内的植物最好是阔叶木本植物，如铁树、万年青、发财树等，因为叶大才能挡煞，吸收不好的能量，调节室内的小环境，而竹树青翠高雅，既能陶冶性情，更是平安的象征。办公室内植物摆设应充分发挥人与植物相生之要素，达到人与植物和谐共处。

让植物在办公室安家后，需注意养护。除了请专业的绿植公司定时养护外，也可以倡导员工自己负责桌上的盆栽，增强员工对企业文化的认同感。

Q2：新任办公室主任怎样做好办公室工作

浅谈如何做好办公室主任工作
王金平（甘肃省交通厅工程处甘肃天水 741020）
办公室是一个综合部门，作为机关运转的中枢和核心机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽，工作千头万绪、纷繁复杂。因此办公室的工作水平和质量直接影响整个机关的正常运转和工作开展。而办公室主任作为负责人对办公室工作的开展起着关键性的作用。如何成为一名优秀的办公室主任，我认为应该要做到以下三点:　
一、树立“一种理念”，增强做好办公室工作的责任感和使命感。　
新的形势、新的任务，对办公室工作提出了新的、更高的要求。为适应新形势、新任务和新要求，必须树立办公室就是服务部、办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的新理念。办公室主任要围绕这一理念，做到“三有”：
一是有责任感。办公室工作无小事，如果哪一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。如编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等，这些看起来都是小事，但件件事关全局，耽误了就是大事，就会贻误工作。高度的责任感是做好办公室工作的前提。作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作。　
二是有诚意感。对外要热诚，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人，杜绝“门难进、脸难看，话难听、事难办”的现象。对内要真诚，大家在一起共事,是事业的需要,也是一种难得的缘分。要互相关心,互相爱护, 互相帮助,互相理解,互相尊重。要在办公室着力营造一种团结和谐、温馨融洽的氛围，要加强品德修养，顾全大局，谦让包容。要多看他人之长,常思自己之短；以责人之心责己,以恕己之心恕人。充满真诚之心，满怀真挚情感是做好服务工作的关键，服务要热情诚恳、耐心细致，要多联系、多商量、多协调、多沟通，坚持以诚待人、以理服人、以情感人。
三是有紧迫感。要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍。要切实推行首问责任制和限时结办制，立说立行，急事急办，特事特办，要事快办，按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。
二、找准自身定位，当好领导的参谋和助手
办公室是领导的左右手。作为办公室主任，必须找准自己的定位。当好领导的参谋和助手，这就是一个办公室主任的准确定位。
一要勤于调查研究，注重总结分析。办公室主任要围绕中心工作，协调好各方面关系。在工作中注重把握分寸，做到责任到位不失职，工作主动不越位，这既是一条工作原则，也是一个工作方法问题。要学会在繁忙紧张的工作中勤于资料积累，善于总结分析，及时准确地为领导决策提供各种信息、资料，充分发挥工作的主动性，多出点子、多想办法。同时要深刻把握党和国家的方针政策，把握领导的工作思路，留心领导平时在不同场合的讲话和对一些具体问题的看法，善于将领导的思路进行系统总结和归纳，从中把握领导的思想脉搏和思维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务，做到想领导之所想，急领导之所急，帮领导之所需，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性的调查研究，及时、准确、全面地为领导提供有效信息，为领导正确决策提供科学的参考依据。
二要善于管好事务，发挥协调作用。办公室主任要始终站在全局的高度，坚定地贯彻上级精神，协助领导做好协调工作。首先是服务不添乱。要尽力为领导减少琐碎性事务，让领导集中更多的精力想大事抓大事。在处理日常事务中，要依法依理、中规中矩，揽事不揽权、到位不越位、补台不拆台、帮忙不添乱。其次是解难不添忧。注重增强工作的预见性，防范可能出现的问题，把矛盾控制和解决在萌芽状态。不能一有问题就上交，一有困难就绕道，要敢于面对矛盾，要善于化解矛盾，为领导分忧解愁。第三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理的规范化、制度化，切实做到忙而不乱，繁而有序，大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相扣。
三要敢于抓好督查，推动工作落实。督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作，主要应做到以下几点：首先是要突出重点。围绕上级部门的工作部署，紧贴重点，工作方式应从被动性向主动性转变，工作重点应从重布置向重督查抓落实转变。不要不分轻重缓急，本未倒置，眉毛胡子一把抓。要善于抓住主要矛盾，找准关键环节，做到主次分明，条理清晰，提纲契领。其次是要完善机制。没有规矩不成方圆。要建立健全各项工作制度，做到工作有规可依、有章可循，明确工作职责。要认真制定工作目标和计划。第三是要严格考核。按照人员分工，将每个人的工作目标进行量化考核，根据考核情况提出奖惩建议和完善机制、推进工作的意见。加强全局性工作的督查，做到事前有预案，事中有跟踪，事后有反馈。坚持不懈地抓好督查，抓好工作落实，针对工作落实中存在的问题，提出解决办法。
三、强化自身综合素质，充分发挥办公室的综合效能。
当好办公室主任，做好办公室工作，关键在于自身的综合素质，这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提。
一要加强学习，努力提高自身素质。办公室主任必须不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力，要不断强化综合协调能力。文稿起草要有精品意识，努力克服空洞、呆板、冗长的文风，力求思路新、角度新、意境新，增强文稿的政策性、生动性，努力提高办文质量和效率。为此，要进一步加强学习。首先要勤学。要坚持不懈地学习邓小平理论、“三个代表”重要思想，贯彻落实科学发展观，用科学的理论武装头脑,不断提高理论素养和政治素质。要系统地学习科技政策法规，学习现代科技知识。通过学习，拓展视野，更新知识，兼收并蓄，融会贯通，努力成为“科技政策通”和“工作多面手”，不断提升参谋服务水平。其次要活学。学习要有计划、有重点，增强学习的系统性和针对性。为解决工作忙、事务多的矛盾，可采取化整为零、见缝插针的方式挤时间学；要诚恳向领导学，虚心向同事学；认真向报刊学，向典型学。坚持理论联系实际，学用结合，勤学多思，通过点点滴滴的日积月累，聚沙成塔、积少成多，实现质的飞跃。
　二要强化奉献意识，搞好后勤服务。办公室工作不仅琐碎忙乱，而且处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面的批评，又有来自下面的埋怨，众口难调。为此，办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么；先干什么，后干什么；要有所为，有所不为；要把握分寸，适时适度。要学会艺术性地传话，注意针对不同的对象和不同的情形采取不同的表达方式，务必客观公正、坚持原则，态度亲切、语气和蔼、语意明确，从而达到协调关系、促进团结，增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。
三要加强廉洁自律，树立良好的个人形象。要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。首先，要时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行修养，严于律己，不贪不占，清正廉洁，以身作则，强化“岗位”赋予的责任，抵制不良风气，自觉接受监督，筑起拒腐防变的牢固防线，树立良好形象。首先是要敢于开展自我批评、诚恳接受他人批评。乐于接受批评，才有自知之明，才能正确认识自己，明白工作中的差距。只有经常剖析自己，才能修正不足，弥补差距，才能不断提高自身素质。其次，要保持锐意创新的高昂斗志。要不断解放思想，努力开拓创新、克难奋进。始终保持良好的精神状态，在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候，不后退、不畏缩，以坚定的信念、乐观的心态，化压力为动力，勇往直前，圆满完成各项工作任务。第三，要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大，只有保持恬淡宁静的心态，保持甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界，才能正确对待个人得失，看事业重如山，视名利淡如水，远离浮躁，用心工作，热心服务。

Q3：如何做好办公室工作

办公室工作是一个综合性的工作，是上传下达、协调各方的“枢纽”，是对外服务的“窗口”，办公室主要承担着：会议接待，公文管理，车辆管理，值班值宿卫生，人事组织管理，福利待遇，公司保密等日常性的综合性的工作。它所处的要害和中枢部位，决定了办公室工作的重要性。办公室工作的好坏，直接影响到公司工作目标的实现及工作效率的高低，关系到公司的整体形象和对外声誉。
如何做好办公室工作？
我想最重要的一点就是，要有高度的责任感。由于办公室工作内容繁杂，事务性强，工作千头万绪，涉及方方面面，因此办公室人员必须树立高度的责任意识，正确对待自己的工作，以“企业发展我发展，我与企业共兴衰”的主人翁的责任感，以无私奉献的精神投入工作。如果没有认真负责的态度，是难以做好办公室工作的。
一要专心和细心。仔细研究办公室的各项职能，理清工作思路，做到有条不紊，细致周到，合理安排；工作中分清轻重缓急，统筹兼顾，做到紧张有序，快捷高效；要有前瞻性，工作提前安排，事前做好准备。要牢固树立办公室工作无小事，细节决定成败的观念。
二要耐心和热心。服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要有耐心和热心。日常工作中做到彬彬有礼，热情周到，平时多观察，多思考，自觉查找工作中的漏洞和不足，不断改进。时刻牢记我是企业的一员，企业和我共兴衰，以主人翁的责任感对待自己的工作。
工作中要做到四勤：一是眼勤。平时注意多走走。像看看领导屋里缺啥，什么物品需要配置，哪些东西需要换洗，哪里卫生需要打扫等等。二是嘴勤，遇事多问问。有重要的信息要及时向领导汇报，有紧急的文件要及时提醒领导批阅，有重要的事情要及时提醒领导办理等等。要善于从领导的言谈或工作中去领会领导的意图，及时提供有效的服务。三是手勤。有用的资料多记记。比如：值班电话旁，放个记录本，随时做好记录，并把记录情况整理后及时向有关领导汇报。平时备一个记录便签，放在随时可以看到的醒目的位置，将每天的日常工作按照时间顺序写好，同时把近期应该完成的工作记录下来，作为备忘，完成一件划去一件，次日再记录，随时提醒自己的工作。像负责文秘的，平时要注意文字积累，把对公司有影响的事和数据随时记录下来，注意资料的收集，为档案的管理提供良好的先决条件。四是腿勤。平时注意多走走。公司各处勤转转，同事意见常听听。发现问题及时处理。
具体如何做好办公室工作？我想从以下几方面和大家共同探讨一下:
一、公文处理
公文，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文是在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录功效的一种应用文体。企业里常用的公文主要有：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决定、决议、函、会议纪要等种类。
　(一)请示
请上级指示和批准，用“请示”。
(二)报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
(三)指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
(四)布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
(五)批复
答复请示事项，用“批复”。
(六)通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
(七)通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
(八)决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
(九)函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
(十)会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
具体写作要领要求分管文秘工作的根据各类文体的应用范围，参考有关例文进行写作。
我主要说一下公文的管理问题。所谓的公文管理，是指公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。
（一）收文处理
1、备好收文登记薄和文件传阅单。
收文登记薄里要反映出以下几个内容：收文日期、收文字号、收文标题、来文单位、紧急程度、密级、备注等内容；文件传阅单除了具有以上内容外，还要有文件内容、主任签批、领导批示、阅者签字、处理结果等内容。
2、收到文件后，及时登记，并填写文件传阅单，由分管公文处理的主任签批后，送呈相关领导办理。文件呈送过程是先送主要领导阅签，然后按领导批示办理。办理完的文件，及时填写处理结果后留存。
3、需要注意的事项。公文处理时必须做到及时、准确、安全。公文（包括电报）根据来文的紧急程度一般分特提、特急、加急、平急、平件5种。急件的办结时限分别为1天内、3天内、5天内、10天内。平件（常规公文）也要按正常速度及时办理。
文件传阅忌拖拉疲沓，拖泥带水。时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员要切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。
（二）发文处理
1 、备好发文登记薄和文件签批单。
发文登记薄上要有以下内容：发文日期、发文字号、发文标题、紧急程度、密级、主送单位、备注等内容。文件签批单除了有以上内容外，还要有（主任）签批意见、领导审批意见、主题词等内容。
2、根据领导要求拟制公文，在领导签批后印发。
3、需要注意的事项。
文秘人员要根据行文要求，选用合适的文种。对文字材料要认真审核，确保质量关。特别是领导事情比较忙，没有时间再去仔细审核，我们更要认真地把好关，让领导签发文件时更放心。
办文办事既要严谨，又要高效、灵活。程序要严谨，效率要高效，方式要灵活。对于一些比较紧急的文件，如果领导不在家，或事情比较忙，不能及时批阅的，如果不涉及原则性问题的，我们可以通过电话请示领导同意后后先办理，从而赢得工作的主动权。
需要注意的是：收文和发文的流程是不一样的。收到的文件是在填写了传阅单，由主任签批后，先送主要领导阅签；而发出去的公文是逐级先由分管领导审签，再送主要领导签发（公司有特殊规定的除外）。也就是通常所说的“正传反签”。
（三）档案管理
档案管理是公文处理的一个重要组成部分。包括档案的收集，分类，立卷，归档，销毁等环节。
（1）档案收集。
档案材料除了包括公文管理中的收文和发文；还包括会议材料，照片、录音录像等影像资料；以及单位一年一度的人员基本情况，组织关系、人事关系和工资财务报表；对公司有重大影响的事件；一些重要的数据等等。存档材料应尽量留存原件。档案材料力争齐全。因此，档案管理工作者要做个“有心人”，平时注意随时收集资料，为档案的立卷归档做好充分的准备。
（2）档案分类
档案材料收集好后，按照档案的重要程度，以及时效性分为永久卷、长期卷（30年）、短期卷（10年）；在永久、长期、短期里再按部门、内容、业务项目等进行分类。档案分类力求切合实际，既方便存档，又便于查找。
（3）整理归档
分类后的档案材料，要认真进行整理。去掉金属钉，用专用档案绳按标准装订、裁剪，编号，并抄写档案目录后归档（装入专用的档案盒里）。
（4）文件销毁
没有存档价值的文件要定期到指定地点进行销毁，销毁的文件要有底可查，销毁时须有两人以上在场。
二、会议接待
（一）会务工作
会务工作是一项复杂的工作，也是办公室工作的一项重要内容。因此，在筹备组织过程中要慎之又慎，避免出现难以弥补的错误，给公司造成不良的影响。会议方案要细致，议程安排要周密，会议筹备要充分，会务分工要明确，会场布置要整齐等等。本着“细致、周密、协调”的原则，严密精细地组织会议。
1、会前准备工作
（1） 明确职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
（2） 发出会议通知。包括会议名称、会期、时间、地点、与会人员范围、以及宣传报道工作等。
（3）印制会议材料。大型会议还要编好会议程序，印制会议议程，印制会议凭证（如出席证、列席证、工作证、请柬等），编组并提出小组召集人、讨论地点等。
（4） 做好会议发言、投票、发奖、集体照相等准备工作。
（5） 布置会场
包括会标悬挂，座次安排，桌椅摆放，音响录音录像花卉等等。
（6）准备签到薄，安排好负责维持会前秩序及签到人员。
（7）后勤服务
购买会议用品（纸笔、水果等）。大型会议还有对与会人员的食宿、车辆、医保、文化娱乐和安全保卫等做出安排。
2、会间组织工作
（1）检查会场。提前进入会场，认真反复检查会场准备情况，维持好会场秩序。
（2）会议签到。组织与会人员签到和材料分发工作。
（3）核实主席台领导（包括发言人）到会情况。按预定方案组织与会人员由前往后的顺序就坐，安排工作人员倒水等等。
（4）做好会议记录（包括录音录像等）。
3、会议善后工作
（1）检查会场，带回剩余材料和签到薄。
（2）做好剩余文件的收集归档工作。
（3）做好会议的宣传报道和督办工作。
（二）接待工作
接待工作是企业办公室工作系统的重要环节，接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序。
1、认真细致地做好接待前准备工作
接待前做好充分的准备是保证接待工作圆满完成的前提。
（1）沟通情况，了解意图。
了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等。以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务类型及地点等各项工作。
（2）超前考虑，周密安排。
在了解掌握以上情况后，对接下来的接待工作进行充分考虑，主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。
（3）细化任务 责任到人。
迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。包括：接待材料的撰写、打印；开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备（参照以上如何做好会务工作）；桌次的安排、餐饮的准备等等。
接待工作比较繁杂，每一个环节都直接或间接地影响到一个单位的整体形象，接待人员一定要细心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备，否则就会在变化了的情况面前束手无策，出现极其被动的情况，造成严重的后果。如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回，座牌就没有放，结果在临开会的几分钟这位领导突然来了，弄得措手不及，非常狼狈。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。
2、热情周到地做好接待中服务
在具体接待工作中，要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。
（1）作为负责接待工作的责任人，在上级领导或兄弟单位领导确定的出发时间前，与其随行负责人员取得联系，以便得知领导何时出发，以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。如果通过联系确定领导已出发，作为接待负责人就要及时通知领导，让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等。
（2）要注意会务过程中服务的细节，服务人员在倒水时，定点定时，每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次，作为接待负责人在会务期间，如发现那位领导水已喝完，要及时通知服务人员来倒水。
（3）餐饮要提前征求意见，及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通，了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项，在安排餐饮时，更得心应手，更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位。
（4）注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口，等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手告别，祝来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。
3、及时全面地做好接待后总结
整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，在接待成本最低的情况下，把接待工作做得更好。
三、其他工作
办公室除了公文管理，会议接待工作外，还承担着其他一些日常的事务性的工作。这些事情比较繁杂，看起来不大，可是做得不好，就会直接影响到一个单位的整体运转情况。因此，必须牢固树立办公室工作无小事的观念。
作为办公室工作的负责人，就要统筹兼顾，合理安排。制定完善机关管理制度，认真做好资金安排、会议服务、来客接待、车辆管护、办公用品采购等后勤服务工作，为公司正常运转提供可靠的保障。紧扣工作需要，创新机制，建章立制，开源节流，奖勤罚懒。调动方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。
细化日常管理工作。如排好值班值日表，确定带班领导及责任人，把工作落实到人，各负其责。
创新车辆管理体制。对车辆进行统一调度，实行定点修理，统一结算，预先审批制度等等。
除此之外，办公室还要完成领导随时交办的临时性的工作。
总之，办公室工作人员要树立大局意识、服务意识，团结协作。不懂的工作虚心向他人请教，不清楚的问题多向领导请示汇报，不让领导布置的工作延误，不让需要办理的文电积压，保证办公室正常高效运转。