如何提高员工的工作效率

Q1：如何提高工作效率及员工工作积极性的建议

管理学的无数案例表明，一个企业的成功经营不仅仅取决于它所拥有的资源多寡，在很大程度上是与其员工的工作积极性（士气）密不可分的。这不单单是表现在一个企业成功运作的时候需要员工高昂的工作积极性，还表现在当一个企业面临严峻挑战的时候，员工的团结一致和努力工作往往可以使企业转危为安。既然员工的工作积极性对企业来说如此重要，那么如何提升工作积极性呢？在本期会员期刊，我们将探讨影响员工工作积极性的各种因素，从领导者气质、工作氛围、员工的自我激励等方面进行阐述…… 影响员工工作积极性的因素分析 企业内部影响员工工作积极性的因素很多，也很复杂，但从系统论的角度来看对其起影响的因素不外两个方面：外部环境和内部环境。内部环境就是员工自身因素，自我对工作积极性的调动，这些自身因素包括员工的成就动机、自我效能、自我激励等；外部环境是工作氛围，包括上司、同事、工作激励、工作本身。下面我们分别对这几种影响因素做进一步的阐述。 1、成就动机。所谓成就动机，是指驱动一个人在社会活动的特定领域力求获得成功或取得成就的内部力量。强烈的成就动机使人具有很高的工作积极性，渴望将事情做得更为完美，提高工作效率，获得更大的成功。成就动机是影响员工工作积极性的一个基本的内部因素，在宏观层次上它受到员工所处的经济、文化、社会的发展程度的制约；在微观层次上，让每一个员工都有机会得到各种成功体验，培养和提高自我愿望等成就动机水平，将有助于改变他们对工作的消极态度，提高自我的工作积极性。 2、自我效能。自我效能感被定义为人们对自己产生特定水准的，能够影响自己生活事件的行为之能力的信念。自我效能的信念决定了人们如何感受、如何思考、如何自我激励以及如何行为。自我效能决定了员工对自己工作能力的判断，积极、适当的自我效能感使员工认为自己有能力胜任所承担的工作，由此将持有积极的、进取的工作态度；而当员工的自我效能比较低，认为无法胜任工作，那么他将对工作将会有消极回避的想法，工作积极性将大打折扣。 3、自我激励。工作中难免会遇到各种各样的挫折和失败，降低员工的成就动机并对自己的能力产生怀疑，所以必须要不断地进行自我激励，以维持强烈的成就动机和高水平的自我效能。 4、上司对员工共作积极性的影响。上司是员工工作指令的来源，也是员工工作业绩的主要评价者，上司与员工之间的互动对员工的工作态度起着非常重要的影响。什么样的领导方式能有效的提高员工的工作积极性呢？台湾的组织社会学学者在对华人企业的研究中表明，许多企业会以家庭作为企业的隐喻，通过泛家族化的过程，传统的家族中的伦理或角色关系会类化到家族以外的团体或组织，领导者在企业中扮演的是家长的角色，要求领导者应该恩威并重，公平、公正地对待下属。同时心理学的研究认为，领导者敏锐地觉察追随者的情绪状态，了解并适当地满足追随者的需求，是有效地提高追随者积极性的重要因素。 5、同事对员工共作积极性的影响。国人做事，一向讲究“天时”、“地利”、“人和”，其中“人和”是最重要的因素。文化传统和几十年“单位制”的影响使员工很看重工作中的人际关系，希望能够被人接纳，并能融入其中。同事之间良好的人际互动和工作氛围，将大大的提高员工的归属感，进而调动员工的工作积极性。 6、工作激励。毫无疑问，恰当的激励对于提高员工的工作积极性有着不可忽视的作用。激励从不同的维度可以分为奖励和惩罚、物质激励与精神激励。值得注意的是，激励的前提假设是把员工看作是“经济人”还是假定为“社会人”，由于前提假设的不同，就会产生激励方式和手段的差异。把员工看作是“经济人”则激励会侧重于物质方面；如果把员工假定为“社会人”，则在物质激励的同时，还会对员工进行适当的精神激励。 7、工作本身。同一件工作对于不同成就动机、自我效能的员工来说，意义是不同的，员工对此工作的积极性也是存在差异的，哪怕他们实际上都能把这份工作完成的很出色。这就要求管理者有能力分辨出员工的工作取向，分配恰当的工作，如此可以有效地提高员工的工作积极性。 培养领袖气质、提高员工工作积极性 著名心理学家豪斯认为，出色的领袖以其领袖气质指出下属前进的明确目标，帮助他们在情境不明的情况下明确方向，激励他们为实现目标而奋斗。一项有趣的研究表明，具有领袖特质的人常常利用他们的情绪表达能力来激励或影响他人，对那些具有领袖特质的领袖来说，一个典型的特征是他们能够唤起、激励、影响他人的情绪，另外这些领袖还拥有吸引他人注意的能力，它们是由交往能力和吸引潜在追随者注意的能力所构成的。这些理论还暗示着这样一个观点，也即具有领袖气质的人能够触摸到他人的情感深处。由此看来，管理者具有的领袖气质将对员工工作积极性的提升起着不可估量的作用。下面我们将详细阐述一下领袖气质的定义、结构构成、外在表现，以及如何培养领袖气质。 一、对领袖气质的定义。 可把领袖气质界定为基本的交流技能和社会技能的一个集合，通过技术性的情绪交流来唤起或激励他人的能力。领袖气质来自于与人沟通，以及唤起和激励他人采取行动的出色能力。拥有领袖气质的关键是拥有情绪交流的技能，特别是情绪表现力。有关领袖气质和社会技能的研究表明，领袖气质在社会表现力、领导能力、人际关系，以及心理健康的培养等方面都扮演了重要的角色。人们可以通过改善交流技能和社会技能来增强自身的领袖气质，发挥自身的人际效应。 研究领导能力的杰伊？康格（Jay Conger）把领袖气质定义为一系列行为特质的集合，这些行为特质能让他人感受到一种魅力，包括发掘潜在机遇的能力、敏锐察觉追随者需求的能力、总结目标并公诸于众的能力、在追随者中间建立信任的能力，以及鼓动追随者实现领袖目标的能力。康格认为，追随者是否认为一个领袖具有领袖气质，取决于该领袖所表现出来的出色行为的数量、这些行为的强度，以及它们与情境的相关程度。 二、领袖气质的结构构成。 领袖气质的结构有三种基本的交流技能组成，它们分别为传递技能（即表达技能）、接收技能（即对输入的信息予以敏感处理的技能）和调控交流活动的技能。这三种技能的实施涉及两个领域：情绪交流领域和社会领域。因此，共有六种社会的和交流的基本技能：情绪表现力、情绪敏感性、情绪控制、社会表现力、社会敏感性和社会控制技能。情绪表达能力包括通过面部表情、手势和音调来传递非言语情感的能力。情绪控制力和情绪表现力把具有领袖气质的人造就成出色的情绪“演员”。除了情绪表现力和情绪控制力之外，一个具有领袖气质的人尚须具备洞悉他人情绪需求的能力。例如，他或她必须能够解读追随者的情绪，以便作出适当的反应。在领袖气质中，社会表现力这一成分包括言语技能和在社会交往中吸引他人注意的能力。社会表现力与情绪表现力相辅相成，情绪表现力涉及情感的自发表达，而社会表现力则与如何把思想自发地转换成言语和行动有关。社会敏感性包括破译和理解他人的言语信息的能力，并与了解社会规范和准则的程度密切相关。 一个具有领袖气质的人正是利用社会敏感性这一技能，得以解读各种社会情境的需求。构成领袖气质的第三种社会技能称作社会控制能力，但其真正的含义要比其字面意义复杂得多。社会控制能力是扮演不同社会角色的基本技能。具有出色的社会技能的人是优秀的社会演员，能够胜任多种社会角色，在任何社会情境里都能如鱼得水。社会控制能力是与社会能力这个概念密切相关的一种基本技能。在某种程度上说，具有领袖气质的个体正是由于具有社会控制能力才使其表现出自信。 三、领袖气质的外在表现。 另一方面，具有领袖气质的人的社会效应如何，取决于他或她在别人眼里的可信度。为什么社会技能出色的、具有领袖气质的人看起来更诚实、更善于游说呢？研究人员对被试在实验录像中的言语行为和非言语行为进行了细致的分析，发现具有领袖气质和不具有领袖气质的人相比，前者说话较为流利，语速较快，情绪丰富（表现为微笑次数较多，面部表情丰富），与听众接近的暗示较多（较多的眼神接触，使用包容性代词如“我们”的次数较多），以及较多的表达情绪的手势，而紧张情绪表露较少（如抓耳挠腮，坐立不安等）。 关于领袖气质所需的情绪和社会技能，并未忽视情境对一位出色领袖的影响。拥有社会技能的领袖应该能够解读情境的需求（以及追随者的需求），根据情境的需求来调整自己的领导行为。因此，真正具有领袖气质的、社会技能出色的领袖是“可塑的”，他们具有很强的环境适应能力，能够自如地应付各种需要领导筹划的情境。 调查发现，表现能力强、具有领袖气质的人与缺乏情绪和社会技能的人相比，前者更令人喜爱、更积极、更有吸引力，也更有可能成为朋友或约会的对象。不过，这些具有领袖气质的人的“吸引力”不一定得之于漂亮或英俊的静态身体特征（如颇具吸引力的脸蛋或身材）。实际上，即使具有领袖气质的人不具备静态的外表吸引力（即美貌），也比具备这种吸引力但无领袖气质的人更富吸引力，因为他们具有所谓的“动态吸引力”。这是一种与人沟通、表达自己想法、激励他人的吸引力。 四、如何提升领袖气质。 大多数研究领袖气质的现代学者认为，领袖气质不是与生俱来的特质，而且，几乎没有一个心理学家会认为领袖气质是上帝赋于个体的某种能力。对领袖气质的最好诠释是个体特质的集合，它使拥有领袖气质的人对他人产生影响，诸如激励他人、领导他人、影响他人，或以某种方式影响他人的情感和行为。有关证据表明，人们是可以通过改善社会技能来增强领袖气质的。 由于领袖气质来自于与人沟通，以及唤起和激励他人采取行动的出色能力，所以我们可以通过学习来培养领袖气质。那些用来使人们成为更加出色的交际者的方案，例如戴尔？卡耐基（Dale Carnegie）课程、公众演讲课程、人际技能和社会技能训练方案，以及被称作“培养领袖气质”的方案，在某种程度上确实有助于改善参与者的社会效应和交际技能。然而，目前尚缺旨在评价这些方案之效度的系统研究。 团队氛围对员工工作积极性的影响 一个令人愉快的工作氛围是高效率工作的一个很重要的影响因素，快乐而尊重的气氛对提高员工工作积极性起着不可忽视的作用。如果在工作的每一天都要身处毫无生气、气氛压抑的工作环境之中，那么员工怎么可能会积极地投入到工作中呢？管理者如果能够掌握创造良好工作氛围的技巧，并将之运用于自己的工作中，那么管理者将会能够识别那些没有效率和降低效率的行为，并能够有效地对之进行变革，从而高效、轻松地获得有创造性的工作成果。 本文将对创造良好的团队工作氛围提出几点建议。 什么样的工作氛围才算是令人愉快的，并能够促使员工积极工作呢？ 良好的工作氛围是自由、真诚和平等的工作氛围，就是在员工对自身工作满意的基础上，与同事、上司之间关系相处融洽，互相认可，有集体认同感、充分发挥团队合作，共同达成工作目标、在工作中共同实现人生价值的氛围。在这种氛围里，每个员工在得到他人承认的同时，都能积极地贡献自己的力量，并且全身心地朝着组织的方向努力，在工作中能够随时灵活方便地调整工作方式，使之具有更高的效率。 那么，如何才能创造一个良好的、令人愉快的工作氛围呢？ 工作氛围是一个看不见、摸不到的东西，但我们可以确定的是，工作氛围是在员工之间的不断交流和互动中逐渐形成的，没有人与人之间的互动，氛围也就无从谈起。制度在这方面所能起到的作用有限，最多也不过是起到一个最基本的保障作用。并且目前来看，我国企业的内部制度虽然不尽完善，但更重要的是制度因为多种原因不能够得到很好的执行，这就要求充分发挥人的作用。人是环境中最重要的因素，好的工作氛围是由人创造的。 在中国，虽然人们在思想观念上已经发生了翻天覆地的变化，但传统文化对人的影响还是不可忽视的，不断在潜移默化的对企业组织中管理者和员工的行为产生影响，大部分企业组织的文化中都可以折射出传统文化的影子。这一点从我国绝大部分私营企业采取的都是家族式管理，而家长制在大多数国有企业中大行其道的现象中就可以得到证明。在这种社会文化的影响下，领导者处于绝对突出的位置，是工作中的核心人物，工作氛围在很大程度上受到领导者个人领导风格的影响，这就决定了良好的工作氛围的创造取决于管理者的管理风格。下列所提出的建议都需要管理者的身体力行方能发挥功效。 首先，要从制度层面确定各个部门、工作职位之间的明确分工。部门之间、岗位之间的合作是否顺利是工作氛围好坏与否的一个重要标志，明确的分工才能有良好的合作。各部门职责明确，权力明确，并不意味着互不相关，所有的事都是公司的事，都是大家的事，职务分工仅仅是说工作程序是由谁来具体执行的，如此才不会发生互相推诿、推卸责任等影响工作氛围的情况发生。 其次，从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，达成组织目标。 再次，真诚、平等的内部沟通是创造和谐的工作氛围的基础。企业内部绝对不应充许有官僚作风的存在，职务只代表分工不同， 只是对事的权责划分，应该鼓励不同资历、级别的员工之间的互相信任、互相帮助和互相尊重；每一个员工都有充分表达创意和建议的权利，能够对任何人提出他的想法，主动地进行沟通，被沟通方也应该积极主动地予以配合、回答或解释，但沟通的原则应是就事论事，绝不可以牵扯到其它方面。 最后，还应该重视部门内团队的建设，努力尝试构建学习型组织，营造宽松的工作氛围。部门内应该有良好的学习风气，要鼓励和带领团队成员加强学习先进的技术和经验，在进行工作总结的时候应该同时进行广泛而有针对性的沟通和交流，共同分享经验，不断总结教训。 自我效能理论在提高员工工作积极性方面的应用 自我效能感与自信心非常相似，自我效能感被定义为人们对自己产生特定水准的，能够影响自己生活事件的行为之能力的信念。自我效能的信念决定了人们如何感受、如何思考、如何自我激励以及如何行为。因此，提高自我效能感可以看作是员工通过自我激励提高工作积极性的一个重要途径。 一、自我效能感对个人的影响。 强效能感通过许多途径提高人的成就和加强个人幸福。对自身能力有较高信心的人把困难的任务当作有待征服的挑战而非需要回避的威胁。这种有效的观点能促进在活动中内在的兴趣和深层次的投入。这些人为自己设立挑战性的目标，并保持对目标的承诺。他们在失败面前会继续并更加努力。他们在遇到失败或挫折后能很快恢复效能感。他们将失败归因为不够努力或缺少可以获得的知识及技能。他们在困境中坚信自己可以控制局面。这种有效的观点产生个人成就，消除紧张，降低抑郁的损害。 相反，怀疑自身能力的人逃避他们认为对其个人有威胁的困难任务。他们对自己选择的目标缺乏热情，难以承担。面临困难的任务时，他们念念不忘自己的缺陷、将遇到的障碍和种种不利的结果，却不会仔细考虑如何去成功地行动。在困难面前他们减少并很快放弃努力。在受挫后他们的效能感恢复缓慢。因为他们将不佳的表现归结于资质的缺陷，所以用不了几次失败他们就会对自己的能力失去信心。他们很容易成为紧张与抑郁的受害者。 自我效能感和人们对自身功能和影响其生活的事件的控制能力的信念有关。个人效能信念影响生活选择、动机水平、行为质量、对困境的弹性和是否容易紧张和抑郁。人们对其效能的信念由四个主要影响来源而发展。它们包括控制体验、看到与自己相近的人成功完成任务、对某人有能力在给定活动中获得成功的社会说服、从显示个人力量和弱点的身体和情绪状态中所作的推断。通常的现实充满了阻碍、逆境、挫折、失败和不公。因此人们必须由坚定的效能感来坚持成功所必需的不懈努力。一个接一个的生活阶段会提出新的各种能力要求，为了成功就需要个人效能的进一步发展。自我效能感的性质和范围在整个一生中经历着不断的变化。 二、如何增强自我效能感以提高工作积极性 对于提高员工工作积极性来说，我们可以借鉴自我效能理论两个方面的内容：一是自我效能感产生的来源，了解了自我效能感的来源，就可以对症下药来提高员工工作的积极性；二是自我效能信念产生影响的过程，控制了影响过程，自然就可以有效的提高员工工作积极性。下面分别就这两方面进行阐述。 形成强效能感的最有效途径是通过“控制体验”。成功可以建立起对个人效能的坚定信念。而失败，尤其是当某种效能感尚未牢固树立时的失败，则破坏这种信念。如果员工仅经历容易获得的成功，他们会变得期望立即得到结果，并且易于因失败而丧气。有弹性的效能感需要通过不懈努力克服障碍的体验。在人生追求中的一些困难挫折教导人们成功通常需要不断的努力。当员工确信其拥有成功所需的条件时，他们就会在逆境中坚持并迅速从挫折中恢复过来。通过在困境中振作起来，他们在不利条件下会显得更坚强。 形成并加强效能自我信念的第二种途径是通由社会范例提供的“替代体验”。看到与自己相近的人通过坚持努力而成功，会加强员工的信念，认为自己也具有在类似活动中获得成功的能力。同理，看到他人虽然十分努力却仍然失败，会使员工降低对本身效能的评价，减少其付出的努力。范例对自我效能感的影响在很大程度上受感到和范例相似程度的影响。认为相似性越大，范例的成功或失败的说服作用就越大。如果人们将范例视为与自身极其不同的人，那么他们的自我效能感所受到来自范例行为及行为结果的影响就不会很大。 “社会说服”是加强员工对自己拥有成功所需条件的信念的第三种途径。当问题发生的时候，被口头说服其具有掌握一定活动的能力的员工，要比自我怀疑强调个人缺点的员工动员更多的努力并更加坚持。自我效能感的说服性加强导致员工付出足够努力以获取成功，在这一程度范围内，它们促进了技能的提高并激发了个人的效能感。 最后，自我效能的信念通过四种主要过程产生各种影响。这些过程是认知过程、动机过程、情感过程和选择过程。其中对于提高员工工作的积极性来说，对动机过程的控制相对于其它三个过程显得尤为重要。通过目标的挑战和对个人是否达到目标的评价反应实现自我影响的能力，是一种主要的动机认知机制。大量证据表明，明确的而富挑战性的目标能加强并保持动机。目标在很大程度上通过自我影响过程起作用，而不是通过直接调控动机和行动。以目标设定为基础的动机是与认知比较过程分不开的。通过形成以与所选择目标相符为条件的自我满足，员工指导自己的行为，激励自己持续努力直至达成目标，并且因为对低于标准的成绩的不满而被激励去加强努力。

Q2：如何提高员工的工作效率?

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Q3：企业一般会用哪些软件来提高员工的工作效率？

很多企业都会让员工用EXCEL来办公，但其实EXCEL有明显的功能短板，比起真正的企业软件，用EXCEL有时候根本体现不出效率。

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整个企业各个部门都在一个平台上办公，数据互通，权限分明，企业管理者在一个终端就能管理所有部门，实现真正的信息化管理。

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