如何组织一次一次会议

Q1：如何很好地组织一场会议

一、会前准备
1、明确会议预算、会议标准、会议目的、会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议议程。
会议预算：以公司规定为准
会议标准：会议场地的档次；经济性的要求，譬如宴会多少钱一桌，茶歇多少钱一份；与会人数控制在多少人之内。
会议目的：一定要明确，开会是为了做成哪几件事，比如会议要讨论什么，现场能解决什么，会后要贯彻的事项等等。
会议时间：根据公司高层的时间安排、适当考虑周六、日。
会议地点：会议性质不同，地点选择也不同，比如新品发布会选择在民生艺术馆、名校会堂等，储备经理和经理例会选择在风景点、渡假村等，核心经销商会议选择在高星级酒店、体育馆等，月度例会、区域导购员会议设在办事处等。
会议筹备人员还需要了解会议室的通风、异味、风水，会议室大小、会议桌椅安排（前后排足够大的空隙）、领导座位安排（一定有要电源接口）、投影仪、讲台、话筒、水牌、条幅位置、卫生间、茶休活动空间、会议指示牌、餐厅指示牌等信息。
在会议地点确定后，还需在会议通知里附上酒店位置简图，注明离飞机场、火车站、汽车站、地铁站多远，各具体路线都是什么。
与会人员：提前联系参会者，确认参会者的名单，在表格中注明参会者的单位、姓名、联系方式、前来参会的交通方式、是否吃饭住宿，需要派车接待的提前安排车辆，需要住宿的提前安排住宿，需要吃饭的提前订餐，并做到不到最后一刻不放弃电话统计。建议给与会者发送有公司高层电子签名的邀请函。
会议议题：紧扣会议目的，让会议在充分讨论中达成同识。
会议议程：不到最后一刻不放弃修改的可能性，会议主持人必须具备优秀的时间控场能力。
2、会务组的安排
会务组人员确认、分工
组长负责统筹、公司高层接机、陪同；
组员1负责物料准备：条幅制作、拱门、雨伞、水果、茶点、笔记本、笔、酒水采购、卫生急救箱；
组员2负责签到、发放资料、房卡、餐券、收取房卡押金、大堂雨伞；
组员3负责会议室；
组员4负责餐饮、娱乐；
组员5机动备用。
建议筹备期每天开20分钟碰头会，会议前1天上下午各开30分沟通会。信息一定要互通，让每一个组员了解会议进行的动态进展，各自任务。大型会务可以在会议现场租用对讲机。
二、会议进行
1、组员1条幅等全部落实、组员4点菜、桌数等全部落实。
2、组员2要事前清楚人员是否有变更，特别是性别变换；房间是否可以事前安排，入住人是否同意您的安排；人员什么时候到达，部分人员可能会议早上来，就可省去报到晚的房费；与会人是否带了家属；与会人是否多来人等，为了了解与会人员是否会议中途退房走人，可以要求他们交100元房卡押金。
3、报到签名时，通知与会人晚餐时间、晚餐地点、会议地点。
4、晚餐时组员4必须在场，根据“先到先入席，满桌就开餐”原则，另外预备1桌在包间，以备公司高层用餐。
5、当晚组员3必须再调试一次话筒、投影仪，让领导高层再一次检核，问此布置妥否。
6、组员4根据报道晚餐情况，初定会议当天的进餐坐位。
7、会议最后一顿晚餐可开怀畅饮，建议设置“总裁荣誉宴”，邀请核心经销商与公司高层用餐。
8、酒店消费签单权只限1人，最多不超过2人。
9、会议中发放礼品调节气氛活跃度（礼品要求精美小巧、本地特色、实用性强）。
三、会议结束
1、建议会议第一天午餐前合影留念，建议安排基层优秀员工或经销商与公司高层同座合影。
2、退房、退卡、退押金、谈赔偿、结尾款。
3、凭有效发票、刷卡水单、会议签收表、会议现场相片、费用预算对比表、会议总结报告和审批流程核销。
图片 亚洲大酒店-亚洲会堂
综上所述，准备工作的到位，妥善的分工和完美细节的支持才能造就一场高效、成功的会议。

Q2：如何组织一次高效的会议？

之前在机械传统行业重型机型设备巨头工作，参与了大大小小的各种会议。所谓的高效，无非是会议组织者或负责人执行力强，对会议做好相对充分准备，掌握会议要点，会后及时传达、跟进和反馈。

会议所谓的高效，应当包含会议开始前的准备、会议中的进行、会议后的跟进反馈。

01-明确开会目的。就是开这个会需要解决什么问题或传达什么信息，需要哪些资源协助，需要准备哪些资料文件，都要提前联系、准备好，列出条理1/2/3。

02-与会者通知到位。通过邮件、电话、信息等方式通知到本人，大概说明会议时间、地点、内容，并咨询是否按时参与，有需要准备资料的协助整理（有缺席的，及时反馈，调整对应内容或换其他人）。

03-检查会议设备。所需投影仪是否能正常使用、投放清晰，扩音设备电量是否充足，涉及会议所需设备都要提前试一遍，保证效果。

04-会议刚开始时，先对与会者说明本次会议的目的，与会议议题无关的待本会议开完后另讨论。

05-要是会议内容较多，一个一个解决，别扯太远。对于争论不休的问题，可以向领导善意提醒拍板，避免因个别问题影响整个会议。

06-全程做好会议纪要。尤其是问题、解决方案、完成时间、负责人，会议要有一个结果，不然会议就没有意义。

07-跟进反馈有待解决的事情。散会后及时发布会议纪要，作为相关重要事情的证据记录，并提醒问题解决者注意完成截止时间。平时及时反馈，有问题了以便作相应调整，要是到截止日期才去核实，可能会有不少麻烦。

组织会议也是个体力活，需要组织者和执行者较强的执行、沟通协调、认真负责能力，要是足够重视，有时间意识，相信会议会很高效。

Q3：如何组织一次团支部会议~~~

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筹备团员大会需要安排的工作——
与本单位领导商定召开团员大会的时间、地点（请尽量安排在12月中旬以前召开）；
通知本单位所有团员参加会议，保证参会率在80%以上会议方可选举；制作参会团员签到表，并于会议结束后上报新区团工委；
印制选票（可适当多印制一些，以免有人填写错误）；准备填写选票的笔；
印制选举办法、大会议程（参会人员人手一份）；
确定主持人、监票人、计票人，并事先告知；
邀请相关领导、嘉宾；
准备投票箱；
有条件的单位请在会议室悬挂横幅。
——大会结束后，请及时上报选举结果，另附参会
团员签到表。
关于共青团XXX支部
第一次团员大会选举结果的报告
（样本）
XXXX团工委:
因工作需要,共青团XXX支部筹备委员会于2010年XX月XX日举行了共青团XXX第一次团员大会,本次会议应到团员XXX名，实到XX名，请假X名，到会团员人数超过规定人数（根据《中国共产主义青年团选举规则（暂行）》规定，团员大会选举时，有选举权的到会人数超过应到会人数的五分之四，方可进行选举）,选举产生了第一届团支部委员。根据选举结果，新一届团支部委员会由XX、XX、XX三名同志组成，选举XX同志为团支部书记（XX同志为团支部副书记）。
特此报告，请批准。
共青团XX支部筹备委员会
2010年XX月XX日共青团××支部第一次团员大会议程
（样本）委员会